Codziennie większość z nas, niezależnie od tego czy zdaje sobie z tego sprawę czy też nie, zawiera szereg umów związanych z przeróżnymi sprawami życia codziennego. W tych drobnych, błahych sprawach przeważnie brak jest konieczności sporządzania postanowień stron umowy na piśmie. Zmienia się to gdy w grę wchodzi zakup przedmiotu o większej wartości bądź gdy chcemy przypieczętować współpracę z nowym kontrahentem. Rozsądnie sporządzony dokument potwierdzający wolę dokonania czynności prawnej i określający jej warunki może niejednokrotnie zabezpieczyć nasze interesy i pozwolić na zaoszczędzenie dużej ilości czasu i pieniędzy.
Jak jednak napisać umowę bądź wprowadzić do przedstawionego nam projektu takie postanowienia, które zabezpieczą nasze interesy w wystarczający sposób? Oczywiście nie ma jednego utartego schematu, gdyż sposób zabezpieczenia zależy od wielu czynników, takich jak wartość przedmiotu, jego unikalność, rodzaj i charakter współpracy czy relacji w jakich strony ze sobą pozostają. W przypadku, gdy decydujemy się na samodzielne sporządzenie umowy bez wsparcia adwokata, poniżej przedstawiam kilka uwag, które mogą okazać się pomocne.
Wenecja niekoniecznie we Włoszech, czyli miejsce zawarcia umowy ma znaczenie!
Konstruowanie konkretnego typu umowy, niezależnie od tego czy jest to umowa o dzieło, umowa o współpracę czy umowa zlecenie, należy rozpocząć od wskazania daty i miejsca jej zawarcia. Wskazanie konkretnej daty ma kluczowe znaczenie w kontekście ustalania przepisów prawa, które znajdą zastosowanie w celu realizacji praw i obowiązków stron umowy. Brak wskazania daty zawarcia umowy nie sprawia, że staje się ona nieważna, jednak może stanowić dość poważny problem i spowodować konieczność poszukiwania sprawiedliwości w sądzie.
Wskazywanie konkretnego miejsca zawarcia umowy może mieć niebagatelne znaczenie, gdy strony nie decydują się wskazać w postanowieniach umowy jaki sąd będzie właściwy w celu rozstrzygnięcia sporów powstałych na tle umowy. Poprzez wskazanie miejsca zawarcia umowy możemy mieć wpływ na to jakie prawo znajdzie zastosowanie w naszej sprawie (dotyczy głównie sytuacji, gdy strony umowy pochodzą z różnych państw), jak i może służyć to określeniu sądu właściwego do rozstrzygnięcia sporu między stronami umowy.
Gdy strony umowy mają miejsce zamieszkania bądź siedzibę w różnych krajach, a nazwa miejscowości nie jest znana na tyle, by z definicji znane było miejsce jej położenia, warto w umowie wskazać kraj w którym leży, wszak – przykładowo - Wenecja to miejscowość w gminie Żnin, województwie kujawsko-pomorskim i niekoniecznie popłyniemy tam gondolą. To samo tyczy się sytuacji, gdy w danym kraju znajduje się kilka miejscowości o takich samych nazwach. Nieodzowne wtedy staje się wskazanie danych umożliwiających zlokalizowanie owej miejscowości, poprzez podanie województwa, gminy, landu czy stanu.
„Czy musimy wskazywać PESEL w umowie?”
Na tak zadane pytanie przez drugą stronę wypada odpowiedzieć - „jak najbardziej!”. Nie jest to konieczność, brak takich danych nie spowoduje nieważności umowy, jednak w naszym interesie jest to, aby druga strona umowy wskazała dane jej dotyczące w jak najszerszym zakresie. Innymi słowami, zadbajmy o dokładne określenie stron umowy. Służyć ma to zabezpieczeniu naszego interesu w przypadku uchylania się przez drugą stronę od wykonania swojego zobowiązania na naszą rzecz. Przykładowo, gdy kupujący nie zapłacił nam umówionej kwoty bądź gdy były najemca zalega nam z zapłatą, kolejnym etapem w celu odzyskiwania należności będzie wytoczenie powództwa przed sądem.
W aktualnym stanie prawnym aby postępowanie przeciwko dłużnikowi mogło być prowadzone, strona wszczynająca postępowanie musi podać imię i nazwisko, adres zamieszkania/siedziby dłużnika. Braki w tym zakresie uniemożliwiają procedowanie sprawy. Bardzo utrudnione, a z pewnością wydłużone zostanie postępowanie, gdy adres zamieszkania podany przez drugą stronę jest nieaktualny, wszak sąd musi doręczyć odpis pozwu bezpośrednio, fizycznie do rąk pozwanego.
Będąc w posiadaniu numeru PESEL i numeru dowodu osobistego zwiększamy swoje szanse na znalezienie miejsca zamieszkania dłużnika i skuteczne procedowanie postępowania. Dane te pozwolą na dokładną identyfikacje osoby, a przede wszystkim umożliwią uzyskanie danych od odpowiednich instytucji państwowych dotyczących aktualnego miejsca zamieszkania, daty zameldowania na pobyt stały bądź czasowy czy informacji o wyjeździe z Polski i kraju, w którym obecnie przebywa (gdy okres przebywania poza granicami kraju miałby trwać dłużej niż 6 miesięcy).
Sedno sprawy, czyli treść umowy.
Jest ona najobszerniejszym elementem dokumentu i obejmuje ogół praw i obowiązków stron danej umowy. Tutaj znajdą się wszelkie istotne kwestie pozwalające na zweryfikowanie czy umowa wykonywana jest prawidłowo. Umieszcza się je w mniej lub bardziej określonej kolejności pod paragrafami, ustępami i punktami. W języku prawniczym nazywane są klauzulami umownymi.
1. Przedmiot umowy.
Podstawową klauzulą jest przedmiot umowy. Powinien on być określony w sposób jak najbardziej precyzyjny i obejmować nie tylko nazwę, ale też rozmiar, rodzaj, gatunek czy jakość. W umowie sprzedaży będzie to w większości dana rzecz, w umowie zlecenie – wykonanie określonej czynności prawnej, a w umowie o dzieło – wykonanie określonego dzieła.
2. Cena.
W zamian za określone zachowanie się jednej strony, a to przekazanie sprzedanego przedmiotu, świadczenie usług czy wykonanie dzieła, druga strona musi zaoferować coś w zamian. Tym czymś przeważnie jest określona kwota pieniędzy (wynagrodzenie). Wskazując wynagrodzenie należy określić czy dotyczy ona całości przedmiotu czy jedynie jego części. Pamiętajmy aby w celu uniknięcia nieporozumień, po wyrażeniu wysokości wynagrodzenia za pomocą cyfr, wskazać je w formie słownej. Nie zapominajmy również o określeniu waluty, w której wyrażona jest cena, a gdy wyrażona jest w innej niż w złotówkach - także według jakiego kursu i z jakiego dnia należy przeliczać wskazaną wartość (np. kurs średni NBP z dnia wystawienia faktury, kurs sprzedaży walut obcych w NBP – Tabela C z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury).
3. Termin i warunki spełnienia świadczenia.
Świadczenie to zachowanie się strony umowy zgodnie z jej postanowieniami. Tytułem przykładu: świadczeniem kupującego w umowie kupna-sprzedaży jest zapłata za kupioną rzecz, natomiast świadczeniem sprzedającego w tej umowie będzie wydanie tej rzeczy. Niezależnie czy mówimy o umowie sprzedaży, dostawy, o dzieło czy świadczenia usług, rozsądnie i starannie rozważmy kwestię terminu wykonania określonego świadczenia. W przypadku opóźniania się drugiej strony z dochowaniem terminu możemy przewidzieć szereg uprawnień, które będą nam przysługiwać np. naliczenie kar umownych, odstąpienie od umowy, wydłużenie terminu do spełnienia naszego świadczenia.
4. Rękojmia.
Czy to negocjując warunki umowy, którą mamy zawrzeć w przyszłości czy zapoznając się z postanowieniami umowy, której wzorzec został wam przedstawiony i który nie podlegał negocjacjom, zwróćmy uwagę na zapisy dotyczące rękojmi. Dotyczy to przede wszystkim transakcji kupna-sprzedaży. Będąc kupującym zadbajcie o jak najdłuższy jej okres. Podpisując umowę, która wyłącza zastosowanie rękojmi i jednocześnie nie przewiduje udzielenia gwarancji na zakupioną rzecz bardzo utrudnicie sobie dochodzenie ewentualnych przyszłych roszczeń wynikających z ujawnionych później wad towaru.
Tytułem przykładu: auto zakupione zostało od osoby fizycznej, która jest 3 właścicielem w przeciągu 6 lat. Rękojmia została wyłączona w umowie. 2 tygodnie po zakupie w aucie zaczyna szwankować skrzynia biegów i okazuje się, że licznik został „przekręcony” o ponad 80 tysięcy kilometrów. Czy macie możliwość zgłosić się z „reklamacją”? Oczywiście, że możecie zgłosić ten fakt sprzedawcy. Jeżeli jednak w odpowiedzi usłyszycie, że auto sprzedawał jako sprawne i nic nie wie o przekręconym liczniku, szanse na dochodzenie odszkodowania czy zwrotu pieniędzy będą niewielkie.
5. Czas obowiązywania umowy i jej rozwiązanie.
Korzystając z faktu, że polskie prawo przewiduje swobodę zawierania umów, a ich treść w dużej mierze możemy kształtować dowolnie, nic nie stoi na przeszkodzie, żeby dowolnie wskazywać okres obowiązywania umowy. Pamiętajmy jednak, aby w wyrażaniu naszej woli być do bólu precyzyjnymi. Określajmy okres obowiązywania poprzez wskazanie konkretnej daty (umowa obowiązuje do dnia 20 kwietnia 2030 roku) czy okresu na jaki zostaje zawarta (umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony/na okres roku od dnia jej sporządzenia).
Zakładając, że porozumienie stron w zakresie zgodnego rozwiązania umowy nie będzie możliwe, określmy stosowny zapis w umowie, który pozwoli nam to uczynić, np. „wynajmujący może wypowiedzieć niniejszą umowę w każdym czasie z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia”.
6. Podpis.
Koniec końców należy pamiętać również o podpisaniu umowy przez obydwie strony jej strony. Podpisaniu, a nie parafowaniu (czyli pozostawieniu parafki)! Podpis powinien móc służyć weryfikacji tożsamości osoby, która go pozostawiła.
Ostatecznie zawsze zakładajmy, że niezależnie od tego jak dobre relacje panują między nami a drugą stroną umowy, umowę sporządzajmy w celu zabezpieczenia naszych interesów na przyszłość, gdy relacje te mogą ulec znacznemu pogorszeniu, nie zważając na teraźniejszość. Jeżeli chcesz znaleźć optymalne rozwiązania skutecznie chroniące Twoje interesy i poszukujesz adwokata z Rzeszowa lub okolic w celu sporządzenia umowy, serdecznie zapraszam do kontaktu!